Der Tag der Assistenz (Administrative Professionals Day) wird jährlich am Mittwoch der letzten vollen Woche im April begangen; dieses Jahr war es also letzten Mittwoch, am 23. April 2025, soweit. Dieser Jahrestag wurde 1942 in den USA ins Leben gerufen, um die wichtige Arbeit zu würdigen und die persönliche Entwicklung der Assistenzkräfte zu fördern. Nach anderen Quellen ist es der letzte Mittwoch im April, also heute. Egal wann, es ist auf jeden Fall ein guter Anlass, sich von Esther Begoihn und Imke Mehnert ihren Arbeitsalltag als Assistentin vorstellen zu lassen. Sie beginnen mit folgender Frage:
Welches Bild haben Sie als erstes im Kopf, wenn Sie an die Unterstützung eines Chefs denken?
Der Stereotyp der kaffeekochenden Vorzimmerdame ist leider noch nicht ausgestorben… Die Sekretärin von damals saß am Schreibtisch, tippte Texte ab und ging ans Telefon. Aber dieses Bild ist veraltet, denn die Zeiten des Arbeitens rein nach Vorgabe sind vorbei. Heute ist es die Assistentin, die pro-aktiv arbeitet und handelt.
Warum hat eine gute Führungskraft eine Assistenz an ihrer Seite?
Wir Assistenzen helfen, die Produktivität und Effizienz einer Führungskraft zu steigern. Wir sind die Business-Partner an ihrer Seite! Was gehört dazu?
- Vertrauen
Vertrauen ist ein wichtiger Wert für die Zusammenarbeit. Von daher ist die Postfach- und Kalenderfreigabe für die Assistenz ein logischer Schritt. Eine Assistenz filtert automatisch Anfragen und Informationen. Micromanagement ist hier nicht notwendig. - Zeitmanagement und Organisation
Eine der Hauptaufgaben ist weiterhin das Terminmanagement einer oder mehrerer Führungskräfte. Wir priorisieren alle Aufgaben, wodurch der Chef sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren kann. - Projekte und Events
Für die meisten Führungskräfte ist es essenziell, Dienstreisen zu tätigen. Wir Assistenzen übernehmen hier die Organisation, Buchung und Abrechnung. Projekte und Events werden (oft) an die Assistenz delegiert. Dies sorgt für reibungslose Abläufe. - Unterstützung
Sobald eine Besprechung geplant ist, läuft gedanklich die Vorbereitung: Welche Unterlagen sind notwendig, wer ist zuständig, wer muss als Teilnehmer ergänzt werden? Diese Abläufe haben wir automatisiert, sie laufen quasi im Hintergrund und sind für viele nicht sichtbar. Nur wenn die Assistenz ungeplant ausfällt, fällt auf, dass etwas fehlt! - Kommunikation und Koordination
Die Assistentin dient als Verbindungsglied zwischen dem Chef und dem Team oder externen Partnern. Dadurch wird die Kommunikation reibungsloser, der Informationsfluss im Unternehmen wird optimiert. Besonders in der Wirkung nach außen fungiert die Assistenz als Visitenkarte des Unternehmens. Unsere Arbeit prägt die Außenwahrnehmung und trägt wesentlich zu einer positiven Darstellung bei. - Deeskalation
Assistentinnen helfen oft schon bei der Lösung von kleineren Problemen, bevor sie zum Chef gelangen oder vermitteln bei Missverständnissen/Unstimmigkeiten zwischen Chef und Mitarbeiter. - Feelgoodmanagement
Als i-Tüpfelchen zum umfangreichen Aufgabengebiet versuchen wir die Laune im Team hochzuhalten. Uns ist wichtig, dass ein gutes Miteinander herrscht und jeder Mensch individuell wertgeschätzt wird.
Fazit
Die Rolle der Assistenz hat sich von der reinen Verwaltung hin zu einem strategischen Partner entwickelt, der maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
Autorinnen dieses Beitrages: Esther Begoihn (links), Assistentin der Geschäftsführung, Salzgitter Europlatinen GmbH, und Imke Mehnert (rechts), Assistentin des Betriebsdirektors Bereich Kaltflach, Salzgitter Flachstahl GmbH
Beide Autorinnen sind Teil unseres konzerninternen Assistenz-Netzwerkes Pro-Office, welches letztes Jahr in einem bundesweiten Wettbewerb den dritten Platz errungen hat, worüber wir auf Linkedin berichtet hatten.
Haben Sie Lust bekommen, bei uns im Konzern als Assistenz zu arbeiten? Dann geben Sie gleich auf unsere Stellenbörse als Suchwort Assistenz ein und werden Sie bald Teil unseres tollen Netzwerkes.
